Funktion · X-Rechnung

E-Rechnung aus dem Einsatz – XRechnung und ZUGFeRD

Leistungen aus Planung und Reports werden zur konformen E-Rechnung: PDF, XML und Versand an Auftraggeber oder Generalunternehmer. Leitweg-ID, SEPA und Storno inklusive.

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Leistungen aus der Auswertung

XRechnung oder ZUGFeRD

Versand an den Empfänger

E-Rechnung, die an denselben Nachweisen hängt

Die Auswertung zeigt Soll, Ist und Rapport. Daraus erzeugt RSA21 die E-Rechnung nach EN 16931 – ohne zweite Liste in Excel und ohne manuelles Abtippen der Positionen.

Pro Verkäufer, Projekt und Monat entsteht eine Rechnung. Vor dem ersten Versand prüfen und ergänzen Sie Positionen; danach gilt Download oder erneutes Senden. Zahlung läuft über SEPA auf die IBAN Ihrer Organisation.

Nachunternehmer stellen an den GU immer als ZUGFeRD. Ablauf der Delegation: Nachunternehmer-Modul.

EN 16931: XRechnung 3 für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID, ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML für gewerbliche Empfänger.
Ein Ursprung: Positionen stammen aus erledigten Anfahrten und Reports – dieselbe Grundlage wie im Rapport, inklusive Leistungsübersicht als PDF-Anlage.
Klarer Status: Erstellt, gesendet, bezahlt: Der Rechnungsstatus führt Offen, Abgerechnet und Bezahlt – Storno als Gutschrift.

Zwei Formate, ein Standard

Hat der Kunde eine Leitweg-ID, erzeugt RSA21 XRechnung (XML). Ohne Leitweg-ID und bei Rechnungen der Nachunternehmer an den GU entsteht ZUGFeRD: ein lesbares PDF mit eingebettetem EN-16931-XML.

Lieferort auf der Rechnung ist der Projektstandort (Name, Kurzcode, Adresse, optional Vergabe- oder Auftragsnummer).

So entsteht die Rechnung

1

Stammdaten einmal pflegen

Organisation: Firmendaten, IBAN, Steuernummer. Kunde: Rechnungsadresse, optional Leitweg-ID und freie Zusatzfelder. Ohne IBAN kein Versand.
2

Rechnung aus dem Monat erzeugen

In der Projektauswertung wählen Sie den Monat. RSA21 übernimmt Positionen, Beträge und den Lieferort aus dem Projekt – vor dem ersten Versand noch editierbar.
3

Prüfen und senden

Nach Bestätigung geht die E-Rechnung an den Empfänger, mit Kopie an Ihre Rechnungsadresse. Die Leistungsübersicht des Monats hängt als PDF mit.

Was die E-Rechnung in der Praxis abdeckt

Generalunternehmer stellen an den Endkunden, Nachunternehmer an den GU. Nummernkreis RE-RSA, SEPA-Zahlung und Storno sind Teil desselben Vorgangs – unabhängig vom RSA21-Abo über Stripe.

Öffentliche Auftraggeber

Mit Leitweg-ID in der Kundenreferenz wird XRechnung erzeugt – passend für Kommunen, Straßenbauämter und andere öffentliche Stellen.

Gewerbe und Nachunternehmer

Ohne Leitweg-ID und bei NU an GU: ZUGFeRD. Die NU-Rechnung nutzt die Konditionen der Zuweisung, nicht die des Endkundenprojekts.

Zahlung auf Ihr Konto

IBAN einmal hinterlegen – die E-Rechnung enthält Ihre Kontodaten, damit der Auftraggeber direkt an Sie überweist.

Storno als Gutschrift

Eine gesendete oder bezahlte Rechnung wird per Gutschrift (EN 16931 381) storniert und an denselben Empfänger geschickt. Danach kann der Monat neu fakturiert werden.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide folgen EN 16931. XRechnung ist das XML-Format für den öffentlichen Auftraggeber und braucht eine Leitweg-ID. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML – lesbar für Menschen, maschinenlesbar für die Buchhaltung. RSA21 wählt das Format automatisch anhand der Kundenstammdaten; Nachunternehmer an den GU immer ZUGFeRD.

Woher kommen die Rechnungspositionen?

Aus der Auswertung desselben Monats: erledigte Anfahrten und Reports, bewertet nach Einsatz, Tag oder Monatspauschale. Beim Versand hängt zusätzlich die Leistungsübersicht als PDF mit.

Kann ich eine Rechnung nach dem Versand noch ändern?

Positionen und Zusatzfelder nur vor dem ersten Versand. Danach Download oder erneutes Senden. Für Korrekturen nach dem Versand gibt es die Storno-Gutschrift; anschließend kann eine neue Rechnung für denselben Monat erzeugt werden.

Wie kommt das Geld auf mein Konto?

Hinterlegen Sie IBAN und Bankverbindung einmal in den Stammdaten Ihrer Organisation. Die E-Rechnung enthält Ihre Kontodaten, damit der Auftraggeber direkt an Sie überweist.

Was brauche ich, um zu versenden?

Vollständige Rechnungsadresse Ihrer Organisation, IBAN für SEPA und beim öffentlichen Auftraggeber die Leitweg-ID. Fehlt die IBAN, bleibt der Versand gesperrt, bis die Stammdaten vollständig sind.